Hinweisgebersystem
Anonymes Meldesystem
Rechtstreue ist uns wichtig; daher befassen wir uns in unserem Unternehmen systematisch mit der Aufgabe, sowohl gesetzliche, als auch interne Regelungen einzuhalten, also mit der sog. Compliance. Gleichzeitig ist uns bewusst, dass selbst das beste Compliance Management einzelne Regelverstöße nicht verhindern kann. Das bedeutet aber nicht, dass wir solche Verstöße deshalb akzeptieren würden. Vielmehr wollen wir sie möglichst aufklären, abstellen und daraus für die Zukunft lernen. Denn nur so wird unser Compliance Management besser und wir reduzieren für die Zukunft die Wahrscheinlichkeit weiterer Compliance Verstöße.
Deshalb unterstützen wir die Abgabe von Hinweisen auf solche Compliance Verstöße. Viele Hinweisgeber fürchten jedoch Repressalien, wenn sie auf Missstände hinweisen. Deshalb haben wir die Deloitte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt, die sich dazu verpflichtet, unter Wahrung der Vertraulichkeit solche Hinweise entgegenzunehmen und mit der gebotenen fachlichen Expertise objektiv nachzuverfolgen. Zugleich ist es ist in jeglicher Weise untersagt, Meldungen, die im guten Glauben abgegeben wurden, zu sanktionieren. Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, dürfen somit in keiner Weise benachteiligt oder Repressalien ausgesetzt werden.
Meldeweg für Hinweisgeber
Auf der nachfolgenden Seite erreichen Sie das online-basierte Hinweisgebersystem der Deloitte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft GmbH
https://tokai-erftcarbon.whistleblower.website
Dieses System bietet Hinweisgebern die Möglichkeit, Hinweise auf Compliance Verstöße vertraulich zu melden, auf Wunsch auch anonym. Gleichzeitig eröffnet das Hinweisgebersystem die Möglichkeit einer Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Deloitte, trotz Gewährleistung der Anonymität des Hinweisgebers.
Hinter diesem Hinweisgebersystem verbergen sich keine Roboter mit automatisierten Antworteinstellungen. Vielmehr wird jeder Hinweis von qualifiziertem Fachpersonal aufgenommen und ausgewertet und anschließend in einem Fachteam beraten. Deloitte hat sich der objektiven und fairen Aufklärung von Vorwürfen auf Compliance Verstöße verpflichtet. Zudem wird jeder Hinweisgeber – soweit die Bearbeitung des Hinweises es zulässt – regelmäßig über die Fortschritte bei der Aufklärung des von ihm angezeigten Sachverhalts informiert.
Missbräuchliche Nutzung des Hinweisgebersystems
Andererseits wird ein Missbrauch des Hinweisgebersystems nicht geduldet. Wir weisen daher darauf hin, dass bewusst unwahre Behauptungen über Dritte eine Straftat darstellen können.
Datenschutz
Wir sind dem Datenschutz verpflichtet; dazu zählt auch, dass wir sämtliche Betroffenenrechte gewährleisten, einschließlich der Rechte desjenigen, gegen den der Hinweisgeber den Vorwurf eines Compliance Verstoßes erhebt. Hierzu zählt auch das Recht, Auskunft über sämtliche im Zusammenhang mit dem Hinweis verarbeiteten personenbezogenen Daten des Betroffenen zu erteilen. In der Regel wird das Interesse des Betroffenen an der Auskunft über diese Daten solange zurückstehen, wie die Untersuchung zu dem eingegangenen Hinweis noch nicht abgeschlossen ist. Nach Abschluss der Untersuchung ist dem Auskunftsverlangen jedoch in aller Regel nachzukommen. Wir empfehlen daher allen Hinweisgebern, diesen Umstand im Rahmen der Abgabe eines Hinweises zu berücksichtigen, insbesondere dann, wenn sie anonym bleiben wollen.
Im Übrigen finden Sie weitere Informationen zum Datenschutz in der Datenschutzerklärung auf dieser Webseite.
Beschlagnahmefreiheit
Schließlich weisen wir darauf hin, dass Deloitte hinsichtlich der über das Hinweisgebersystem oder in sonstiger Weise eingegangenen Informationen zur Verschwiegenheit verpflichtet ist; diese Informationen sind jedoch im allgemeinen nicht beschlagnahmefrei, d.h. Ermittlungs- oder sonstige Behörden können auf entsprechenden richterlichen Beschluss diese Informationen beschlagnahmen und somit darauf zugreifen.
Weitere Meldemöglichkeiten
Neben der Abgabe eines Hinweises über das elektronische Meldesystem besteht auch die Möglichkeit, mit Deloitte über die nachfolgende E-Mail-Adresse
Kontakt aufzunehmen und einen Hinweis abzugeben.
Hierüber, wie auch über das online-basierte Hinweisgebersystem besteht zudem die Möglichkeit, mit Deloitte Kontakt aufzunehmen, falls der Hinweisgeber ein persönliches Gespräch wünscht.
Unabhängig vom Hinweisgebersystem besteht für unsere Mitarbeiter weiterhin die Möglichkeit, sich jederzeit mit Hinweisen an ihren Vorgesetzten zu wenden.
1. Januar 2025